Inwentaryzację rozpoczyna zarządzenie kierownika jednostki. To ono określa, co, kiedy i przez kogo jest spisywane. Dobrze przygotowane zarządzenie oszczędza nerwów przy spisie i ułatwia rozliczenie różnic.
Kto wydaje zarządzenie i dlaczego
Za inwentaryzację, jak za całą rachunkowość jednostki, odpowiada jej kierownik. Ustawa o rachunkowości określa, co i kiedy trzeba zinwentaryzować (art. 26) oraz że wyniki trzeba udokumentować i rozliczyć (art. 27). Szczegóły organizacyjne zostawia jednostce – stąd zarządzenie i instrukcja inwentaryzacyjna.
Co powinno zawierać zarządzenie
- rodzaj inwentaryzacji (roczna, okresowa, zdawczo-odbiorcza, doraźna) i metodę (spis z natury, porównanie z dokumentami, potwierdzenie sald),
- zakres – jakie składniki obejmuje, np. środki trwałe, pozostałe środki trwałe, wyposażenie,
- datę, według stanu na którą przeprowadza się spis, oraz termin rozpoczęcia i zakończenia,
- skład komisji inwentaryzacyjnej i jej przewodniczącego,
- skład zespołów spisowych albo upoważnienie komisji do ich powołania,
- podział na pola spisowe (lub upoważnienie komisji do jego przygotowania),
- termin przekazania dokumentacji do księgowości i termin rozliczenia różnic,
- sposób spisu – np. terminale z kodami kreskowymi lub RFID i arkusze elektroniczne.
Umów prezentację INWENTO Wypożycz terminal na inwentaryzację
Komisja inwentaryzacyjna – zadania
- przygotowanie harmonogramu i podziału na pola spisowe,
- wydanie zespołom arkuszy spisowych (lub numerów arkuszy elektronicznych) i ich rozliczenie,
- przeszkolenie zespołów spisowych,
- kontrola przebiegu spisu, w tym spisy kontrolne wybranych pól,
- przekazanie arkuszy do księgowości, a potem wyjaśnienie różnic,
- protokół z inwentaryzacji z wnioskami co do rozliczenia różnic.
Zespoły spisowe – kto może w nich być
Zespół spisowy to zwykle co najmniej dwie osoby. W zespole nie powinna być osoba materialnie odpowiedzialna za spisywane składniki – powinna być natomiast obecna przy spisie i podpisać arkusz. Do zespołów warto wybierać osoby, które znają budynek i rodzaj majątku, ale nie odpowiadają za niego na co dzień.
Dokumenty przygotowywane przed spisem
- instrukcja inwentaryzacyjna (jeśli jednostka jej nie ma albo wymaga aktualizacji),
- zarządzenie w sprawie inwentaryzacji i powołania komisji,
- harmonogram i plan pól spisowych,
- wykaz osób materialnie odpowiedzialnych,
- arkusze spisowe lub konfiguracja arkuszy elektronicznych,
- oświadczenia osób odpowiedzialnych przed i po spisie (jeśli stosuje się je w jednostce).
Jak przygotować spis terminalem
Przy spisie terminalami część pracy przenosi się przed spis: import kartoteki z ERP lub Excela, oznakowanie brakujących składników, przypisanie pól spisowych i zespołów, pobranie danych na terminale. W INWENTO komisja ustawia zespoły i pola spisowe w panelu, a terminal pokazuje każdemu zespołowi tylko jego pola i arkusze. Przebieg spisu komisja widzi na bieżąco.
Jeśli spis odbywa się raz w roku, rozważ wynajem terminali. O wymaganiach dla arkuszy przeczytasz w poradniku arkusz spisu z natury, a o terminach w artykule co roku czy raz na 4 lata.
Najczęstsze pytania
Czy komisja może być stała?
Tak. Wiele jednostek powołuje stałą komisję, a zarządzeniem przed każdą inwentaryzacją określa zakres i terminy.
Czy zarządzenie musi wymieniać terminale i aplikację?
Nie ma takiego wymogu, ale opisanie techniki spisu (arkusz elektroniczny, sposób podpisu, archiwizacja) w zarządzeniu lub instrukcji ułatwia późniejszą kontrolę.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady księgowej ani prawnej. Zasady ewidencji i inwentaryzacji w Twojej jednostce określa jej polityka rachunkowości i instrukcja inwentaryzacyjna.
Umów prezentację INWENTO Wypożycz terminal na inwentaryzację
