Sprzęt IT to najbardziej ruchliwa część majątku. Laptopy wędrują między pracownikami, monitory między pokojami, telefony wyjeżdżają w teren. Bez porządnej ewidencji każda inwentaryzacja kończy się listą „braków”, które w rzeczywistości są po prostu gdzie indziej.
Co powinno być w kartotece sprzętu IT
- numer inwentarzowy i numer seryjny,
- producent, model, kategoria (laptop, monitor, telefon, drukarka, sieć),
- lokalizacja i osoba, która używa sprzętu, oraz osoba materialnie odpowiedzialna,
- data zakupu, dokument zakupu, wartość, a dla środków trwałych także dane księgowe,
- gwarancja (do kiedy, u kogo) i historia serwisu,
- status: w użyciu, w magazynie IT, w serwisie, wycofany,
- numer etykiety z kodem kreskowym lub numer EPC tagu RFID.
Część sprzętu IT to środki trwałe, część – pozostałe środki trwałe lub wyposażenie ewidencjonowane ilościowo. Dla działu IT ważne jest, żeby wszystko było w jednej bazie, niezależnie od sposobu księgowania. Więcej o samej ewidencji przeczytasz w poradniku ewidencja środków trwałych.
Wydanie, zwrot i przekazanie – zawsze z protokołem
Najwięcej różnic przy sprzęcie IT bierze się z przekazań „na słowo”. Każde wydanie i zwrot powinno kończyć się protokołem podpisanym przez pracownika. Dzięki temu w ewidencji zawsze widać, kto ma laptop i telefon, a przy odejściu pracownika – co musi oddać.
W INWENTO wydanie, zwrot i przekazanie sprzętu robi się terminalem albo w panelu, a protokół trafia do historii środka i do listy sprzętu danego odbiorcy.
Umów prezentację INWENTO Wypożycz terminal na inwentaryzację
Praca zdalna i sprzęt poza biurem
Laptopa w domu pracownika nie spiszesz w pokoju biurowym. Warto przyjąć zasadę: sprzęt wydany do pracy zdalnej ma w ewidencji lokalizację „u pracownika” i jest potwierdzany przez pracownika w czasie inwentaryzacji (np. oświadczeniem albo przyniesieniem sprzętu do biura w wyznaczonym dniu). Zasady warto opisać w instrukcji inwentaryzacyjnej.
Gwarancje i serwis
Koniec gwarancji to dobry moment na decyzję o wymianie albo przedłużeniu ochrony. Rejestr gwarancji z przypomnieniami e-mail oszczędza sporo pieniędzy – szczególnie przy drukarkach, serwerach i terminalach. Więcej w artykule przeglądy, serwisy i gwarancje.
Oznakowanie sprzętu IT
- Etykieta z kodem kreskowym lub QR – tania i szybka; najlepiej foliowa, odporna na ścieranie.
- Etykieta RFID – spis pokoju bez wyciągania sprzętu spod biurek i z szaf.
- Tag on-metal – serwery, przełączniki i szafy rack. Zobacz poradnik tagi RFID na metal.
Etykietę naklej w stałym miejscu (np. spód laptopa, tył monitora), tak żeby nie zasłaniała numeru seryjnego producenta ani otworów wentylacyjnych.
Szybki spis sprzętu IT
Przy RFID spis pokoju z kilkunastoma stanowiskami trwa kilka minut: terminal odczytuje tagi laptopów, monitorów i stacji dokujących naraz. Aplikacja od razu pokazuje, czego brakuje i co jest z innej lokalizacji, a brakujący laptop można odszukać trybem szukania tagu po sile sygnału. Terminale z czytnikiem RFID – Zebra i CipherLab – opisujemy w poradniku terminal do inwentaryzacji.
Najczęstsze pytania
Czy telefony służbowe też trzeba ewidencjonować?
Tak – przynajmniej ilościowo, z przypisaniem do pracownika. Zasady (środek trwały czy wyposażenie) określa polityka rachunkowości.
Czy dział IT może prowadzić własną ewidencję obok księgowej?
Lepiej mieć jedną bazę, z której korzystają obie strony: księgowość widzi dane księgowe, a IT lokalizacje, osoby i serwis. Unika się wtedy rozjazdów przy inwentaryzacji.
Umów prezentację INWENTO Wypożycz terminal na inwentaryzację
